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I datori di lavoro possono adottare misure pratiche e legali per evitare l'imbarazzo, l'uso dei segreti commerciali dei contatti dei datori di lavoro, la proprietà intellettuale e dei clienti.
Impostiamo la scena
Quindi il tuo fidato secondo in carica si è ritirato dal settore, ha deciso che è ora di cambiare epocale e ti ha consigliato che è ora di chiudere definitivamente e che la sua prossima fase della sua carriera lavorativa è indecisa. Sei stato contento della sua esibizione, gli hai lasciato lavorare il suo periodo di preavviso, gli altri membri dello staff sono felici di organizzare una festa per lui (ovviamente organizzata da te) e tutte le cose vanno bene per salutarlo.
Vai avanti, gestisci il suo carico di lavoro mentre cerchi un buon sostituto e tieni d'occhio i conti e i clienti che ha gestito.
La cosa divertente dopo poche settimane dalla sua partenza, quei tuoi clienti a lungo termine che il tuo ex secondo in cambio ha gestito non hanno chiamato, non hanno effettuato ordini e non hanno restituito le tue e-mail oi messaggi.
Poi su LinkedIn scopri che il tuo ex secondo responsabile di fiducia ha avviato un'attività direttamente nel tuo spazio ed è in competizione con te. Quindi guardi le sue e-mail e presto scopri e-mail cancellate, che pensava fossero state cancellate in modo permanente, ora ti portano a scoprire un approccio sistematico all'utilizzo della tua attività per il suo guadagno.
Anche il personale ti dice che ha insistito per i rapporti sui rapporti con i tuoi clienti e ora sai perché.
poi scopri tuo l'ex collega fidato si mette a cacciare di più tuo preziosi clienti, offrendo sconti sui "prezzi correnti" e dimostrando una conoscenza unica degli ordini, delle preferenze e delle esigenze del cliente.
Tra sei mesi, tutti tuo i principali clienti dell'azienda sono in bilico sulla partenza e chiedono forti sconti sugli ordini di lavoro. Ti dedichi al lavoro di controllo dei danni doppiamente duro per stare al passo con il gioco e impieghi altri tre anni per riprenderti per essere dove eri prima che il tuo fedele dipendente se ne andasse.
Niente di tutto questo sarebbe dovuto accadere.
I rischi posti alle aziende dai loro ex dipendenti non sono mai stati maggiori, le informazioni riservate non sono mai state così facili da ottenere e i rischi per un imprenditore ora sono grandi
Quindi cosa fare per proteggersi?
Obblighi dei dipendenti nei confronti del datore di lavoro
I dipendenti hanno l'obbligo nei confronti del loro capo/datore di lavoro di utilizzare, ottenere o conservare informazioni riservate generate da un'azienda mentre vi lavorano.
Questi possono essere:
- gli obblighi dovuti dal dipendente nell'ambito del contratto di lavoro, siano essi espressamente scritti o impliciti;
- doveri fiduciari di agire nel migliore interesse del proprio datore di lavoro e non nel proprio interesse a spese del proprio datore di lavoro, che include l'obbligo di non abusare delle informazioni riservate del proprio datore di lavoro. Questo si chiama obbligo di fedeltà, che in realtà sta alla base di un rapporto dipendente/datore di lavoro che può essere molto diverso ad esempio da un rapporto di appaltatore;
- corrispondenti obblighi dovuti ai sensi delle sezioni 182 e 183 del Corporations Act 2001 (Cth); e
- l'equo obbligo di fiducia.
Utilizzo da parte del dipendente di informazioni riservate ottenute durante il rapporto di lavoro?
Nonostante gli obblighi di cui sopra, se una persona può utilizzare le informazioni ottenute nel corso del proprio lavoro può essere determinato facendo riferimento alle seguenti domande:
- Le informazioni in questione sono un "segreto commerciale", un "know-how" sviluppato dal dipendente nel corso del rapporto di lavoro o semplicemente informazioni “banali”?
- È il dipendente soggetto a un vincolo contrattuale successivo al rapporto di lavoro che cerca di vietare l'uso di informazioni riservate?
- In caso affermativo, tale disposizione è applicabile?
Segreti commerciali, know-how o informazioni banali?
La giurisprudenza suddivide le informazioni nelle tre categorie sopra menzionate.
Segreto commerciale
Dal punto di vista del datore di lavoro, il segreto commerciale è un bene e va protetto e coltivato. Un segreto commerciale è un'informazione segreta o riservata di un datore di lavoro. Queste informazioni possono essere determinate e misurate come informazioni che, se dovessero cadere nelle mani di un concorrente, potrebbero danneggiare la tua attività o essere utilizzate per ottenere un vantaggio sleale.
Naturalmente, an dipendente non possono utilizzare tali informazioni durante lo svolgimento del proprio rapporto di lavoro per scopi diversi da quelli che migliorano gli interessi del proprio datore di lavoro.
Ciò che dovrebbe accadere è che un contratto di lavoro offra al datore di lavoro una protezione da questo furto o utilizzo in caso di partenza del dipendente.
Elementi che determinano se un'informazione è un segreto commerciale
Non esiste una lista di controllo fissa per determinare cos'è un segreto commerciale, tuttavia è necessario considerare i seguenti elementi:
- la misura in cui le informazioni sono note o possono essere ottenute al di fuori dell'attività del datore di lavoro;
- misure adottate dal datore di lavoro per salvaguardare la segretezza delle informazioni;
- se la circolazione delle informazioni in questione è limitata a determinate persone nell'ambito dell'attività del datore di lavoro;
- il valore delle informazioni per il datore di lavoro e per i concorrenti del datore di lavoro; e
- le informazioni possono essere legalmente acquisite o duplicate da altri al di fuori dell'azienda.
Informazioni che possiedono la qualità della fiducia
Sebbene ogni caso debba essere determinato in base ai propri fatti, i tribunali hanno stabilito che i seguenti possono essere dichiarati segreti commerciali:
- banca dati dei recapiti del cliente;
- listino prezzi clienti e dettaglio ordini clienti;
- informazioni sui prezzi;
- informazioni sui costi e matrici degli stessi; e
- Conto economico e bilancio del datore di lavoro.
Competenza
Il know how è definito come le informazioni e le competenze apprese sul “lavoro”. Questa abilità e risorsa attribuita viene appresa sul lavoro.
Tuttavia, questi segreti commerciali, sebbene sviluppati su un lavoro, non precludono al dipendente di utilizzarli in seguito per il proprio vantaggio personale e dopo la fine del rapporto di lavoro con il datore di lavoro, perché secondo il diritto comune, un ex datore di lavoro non può negare a un dipendente il diritto di guadagnarsi da vivere una volta che hanno lasciato il loro impiego.
Divulgazione di informazioni durante il lavoro, rispetto a quando non più impiegato
C'è differenza?
Mentre impiegato, il dipendente violerebbero il dovere di agire nel migliore interesse del datore di lavoro se divulgassero o utilizzassero questo tipo di informazioni a danno del datore di lavoro.
Tuttavia, una volta che il dipendente lascia il lavoro, ha il diritto di utilizzare le sue capacità per guadagnarsi da vivere per il proprio miglioramento.
Quindi, in riferimento al nostro scenario sopra descritto, se il dipendente lascia un particolare impiego, può ottenere i tuoi clienti se Onestamente maturato e al di fuori di eventuali obblighi contrattuali di lavoro che possono esistere in qualsiasi contratto di lavoro e che sopravvivono alla cessazione di un dipendente.
Esiste una giurisprudenza sostanziale che descrive come gli ex dipendenti cercano di stabilire che le informazioni che hanno utilizzato nella loro nuova attività non erano un segreto commerciale del loro ex datore di lavoro, ma semplicemente "know-how" che avevano acquisito nel corso dei loro molti anni nel settore interessato.
Spesso, però, le prove dell'effettivo comportamento dei primi dipendente può essere utilizzato per contrastare una tale presentazione.
In Halliday & Nicholas Insurance Brokers Pty Ltd v Corsiatto, la corte ha ritenuto che, ove an dipendente si “prende la briga” di copiare i documenti del suo datore di lavoro, così facendo il dipendente “stabilisce sia la loro importanza per se stesso sia la loro natura confidenziale”.
Per dirla semplicemente “non c'è bisogno di copiare il “saper fare” come si acquisisce o si apprende piuttosto che come si acquisisce come informazione o conoscenza.”.
Informazioni banali
La terza categoria di informazioni che è rilevante in questo contesto è "informazioni banali". Come ha affermato Megarry J in Coco v AN Clark (Engineers) Ltd, "l'equità non dovrebbe essere invocata semplicemente per proteggere banali pettegolezzi, per quanto riservati".
In altre parole, sebbene un'informazione acquisita da un dipendente può essere strettamente confidenziale, laddove è banale (nel senso che l'ex datore di lavoro non ha alcun interesse legittimo a impedirne l'ulteriore utilizzo), i tribunali non interverranno per vietare il dipendente dall'usarlo.
Quindi, cosa può fare un'azienda per proteggere le proprie informazioni riservate?
Passi legali: il vincolo post-contrattuale
Divieti espressi nel contratto di lavoro
Il principale mezzo legale con cui un'azienda può proteggere le proprie informazioni riservate consiste nell'imporre espliciti divieti all'uso di tali informazioni nei contratti di lavoro.
Quindi il punto chiave qui è l'acquisizione di un'abilità o l'apprendimento da un posto di lavoro che può essere utilizzato in un successivo impiego, dati o informazioni riservate non possono.
Descrizioni specifiche dei tipi di informazioni di cui è vietato l'uso
È utile stabilire nel contratto di lavoro di un dipendente descrizioni specifiche delle informazioni che il dipendente è vietato l'uso (sia durante che dopo il termine del rapporto di lavoro).
Questo può essere fatto sotto forma di un programma contenente esempi specifici. È buona norma disporre di un meccanismo per aggiornare tale pianificazione man mano che nuove informazioni riservate vengono sviluppate all'interno dell'azienda e quando il ruolo del dipendente cambia.
Redazione del contratto: pioli quadri – fori tondi
A tal proposito, è importante ricordare che i contratti di lavoro devono essere redatti con precisione e gli obblighi relativi alle informazioni riservate devono essere adeguati al dipendente ha riguardato. Un contratto non si adatta a tutte le situazioni di lavoro.
Da notare la considerazione di quale clausola di restrizione può essere utilizzata per ottenere una protezione equa e ragionevole per il datore di lavoro e non per limitare ingiustamente un dipendente è fondamentale.
Passaggi pratici
Mezzi legali a parte, il modo migliore per prevenire un dipendente o precedente dipendente dall'uso delle informazioni riservate di tuo attività a suo danno consiste nell'adottare misure pratiche all'interno dell'attività al fine di impedire ai dipendenti di accedere e/o portare con sé tali informazioni quando lasciano.
In particolare, è importante costruire un recinto attorno alle informazioni riservate aziendali e tenere il cancello chiuso. Sapere cosa c'è dentro il recinto è il primo passo. Ciò può essere ottenuto effettuando verifiche periodiche. Se non sai quali informazioni riservate sono conservate all'interno tuo business, non è possibile svilupparlo, commercializzarlo e proteggerlo adeguatamente.
Inoltre, fare le cose semplici può fare la differenza. Se un documento è riservato, contrassegnalo come tale. Registrare e condividere informazioni riservate solo se appropriato. Limita la divulgazione a coloro che hanno bisogno di sapere: più preziose sono le informazioni riservate, più limitata dovrebbe essere la loro divulgazione. Detto questo, c'è un pericolo significativo nell'averne uno dipendente che è "troppo prezioso" per perdere perché conserva nella sua testa informazioni riservate chiave.
È inoltre importante mettere in atto sistemi per limitare l'accesso alle informazioni riservate (ad esempio utilizzando la protezione tramite password o il controllo dell'accesso degli utenti ai dati elettronici) e monitorare tale accesso e utilizzo. Anche in questo caso, è poco utile disporre di sistemi per controllare l'accesso se tali sistemi non vengono utilizzati.
E per quando un dipendente si dimette...
Finalmente, tuo le imprese dovrebbero avere procedure standard per trattare con i dipendenti in partenza. Tra le altre cose, tali procedure devono affrontare la questione delle informazioni riservate aziendali. In particolare, al colloquio di uscita, ricordare il dipendente dei loro continui obblighi di riservatezza e richiedono il dipendente consegnare dispositivi elettronici personali (laptop, tablet e smartphone). Se il dispositivo è di proprietà del dipendente, rimuovere le informazioni riservate aziendali e quindi restituire il dispositivo al dipendente.
Inoltre, dove dipendente fogliame per andare da un concorrente o per avviare un'attività in proprio concorrente, mettere in quarantena il computer dell'ex dipendente (e laptop, tablet e smartphone aziendale) per un breve periodo dopo la sua partenza. Se in seguito ti preoccupi che il dipendente potrebbe aver preso informazioni riservate quando hanno lasciato, un'analisi forense dei sistemi informatici sarà fondamentale per determinare quale azione intraprendere.
Infine, e soprattutto, indagare sui problemi e intraprendere azioni rapide ove appropriato.
